【Googleスプレッドシート】IF関数の書き方・使い方

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IgorBukhlin/PHOTO: iStock by Getty Images

Googleスプレッドシートでは、IF関数を使って色々な処理を実行することができます。

IF関数とは、設定した条件に従って値を変化させる関数のことです。

EXCELやGoogleスプレッドシートなど、表計算ソフトでも使うことができる関数で、関連の書籍やネット記事などでは『覚えておきたい関数』としてよく紹介されています。

実際、これらのソフトを使って仕事をしていると、利用する頻度は比較的高めなので書き方はなるべく覚えておくと良いと思います。

ということで、この記事ではGoogleスプレッドシートのIF関数の書き方と基本的な使い方を紹介していきます。

IF関数の構文は、以下のとおりです。

「あれ、IFってどうだったけ?」という方は、多分この構文だけで大丈夫だと思います。「構文だけではちょっと分からない」という方は、このまま次の見出しへどうぞ。

=IF(論理式,TRUE,FALSE)
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IF関数とは!?

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記事のはじめに、IF関数について簡単に説明しています。

しかし、あのように書かれてもわかりにくいですよね…。

「設定した条件に従って値を変化させる関数」と言われてもいまいちピンと来ない場合は…、

IFとは、条件の判定を行うための関数

とだけ覚えておけばOKです。

=IF(論理式,TRUE,FALSE)

基本的な書き方は↑のとおりで、「論理式」の部分に目的に合わせた色々な条件式を書きます

条件式に合う場合は「TRUE」の部分に書いた結果が返され、合わない場合は「FALSE」の部分に書いた結果が返ってきます。

IF関数の書き方・使い方

では、IF関数でどのようなことができるのでしょうか??

例えば、『ある社内テストで70点以上が合格、それ以下は不合格』といった基準があるとします。

このような場合は、スプレッドシートに

=IF(A1>=70,"合格","不合格")

と書けば指定したセルに、自動で合格と不合格を表示することができます。

便利ですよね♪

このようにIF関数を使うと、ユーザーが設定した条件に従って結果を返す(表示する)といったことが簡単に処理できるようになるのです。

GoogleスプレッドシートにIF関数を書く方法

IF関数が分かってきたら、Googleスプレッドシートで実際に書いてみましょう。まずは実際に書いてみると、IF関数の使い方が身につくと思います。

  1. 結果を表示したいセルにカーソルを合わせます
  2. タブから「挿入」→「関数」→「論理」→「IF」で進みクリックします
  3. あとは構文に従って論理式と結果を入力します

何度も登場する事例ですが、『テストで70点以上が合格う、それ以下は不合格』という結果を表示したい時は、以下のようなIF関数を書けばOKです。

=IF(A1>=70,"合格","不合格")

構文に慣れてきたらタブから関数を参照せずに、直接ファンクションエリアに書いてもOKです。(見ないで書けるようになれば、7割方理解したと言ってもよいでしょう)

IF関数でエラーが出た時のチェックポイント

はじめのうちは、「IF関数をちゃんと書いたのにエラーが表示される」といった事もあると思います。

主な原因は、

  • 全角と半角が正しく使われていない
  • 記号を正しく使えていない(または間違っている)

の2つです。

エラーが表示された時は、まずこの2つに間違いが無いかを確認しましょう。

今回の例であれば、合格と不合格をダブルクオーテーションで囲ってなかったりダブルクオーテーションがシングルクォーテーションになっていたりすることがエラーの例としては多い傾向にあります。

全角と半角も間違いやすいので、はじめのうちは「まず構文を書く」→「その後でテキストを書く(例の場合だと、合格と不合格の文字のこと)」の流れで書くようにしましょう。

※途中で全角半角を切り替えていると、よく間違えるので。

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IF関数を使ってできること(活用事例のご紹介)

Group of people having questions.

最後に、IF関数を使ってできるとこと書いて、この記事を終わりにしたいと思います。

使い方に慣れてくると、様々なシーンで「IF関数を使ってみよう」となるので、最初の頃は色々と意識して使ってみましょう。

  • テストの点数で合格・不合格を振り分ける
  • キャッチコピーなど、一定の文字数以下の文章に◯をつける

テストの点数で合格・不合格を振り分ける

先程もご紹介した点数で合格と不合格を分ける方法は、もっと一般的な使い方です。

まずはIFの基本として、この使い方を覚えましょう。

キャッチコピーなど、一定の文字数以下の文章に◯をつける

最近見つけたおすすめな使い方が、一定の文字数以下の文章などを判定する方法です。

LEN関数と組み合わせて使うことで、例えば「キャッチコピーの中から12文字以下のものに◯をつける」といったことが簡単にできます。

  1. キャッチコピーの文字数をLEN関数で数える
  2. 数えた数値をIF関数で判定する

といった使い方になります。

=IF(A1>=12,"◯","✕")

IF関数の部分は、↑のように書けばOKです。

このように他の関数と組み合わせると、使い方の幅はかなり広くなるので、色々なシーンに合わせてIF関数を利用してみるとよいでしょう。

SourceNote

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