【Googleスプレッドシート】見やすい資料の秘訣は「文字は左揃え」「数値は右揃え」

A man in front of the computer to do big data analysis


Googleスプレッドシートで見やすい資料をつくるためには、入力するデータごとに(文字、数字…など)位置を統一ことが大切です。
今回はスプレッドシート使うときの、文字揃えのコツについて書いていきたいと思います。

スプレッドシートでは、Excelと同様「左揃え」「中央揃え」「右揃え」の3つ配置から設定することができます。

おすすめは、

  • 文字は左揃え
  • 数字は右揃え

というルールに従い資料を作成すること。

文字揃えを多用する人にありがちなのが、何でもかんでも中央揃えにして表を作成してしまうことです。
本人は良かれと思って手間をかけているのですが、これをやってしまうとかえって資料が見づらくなります。

中央揃えは極力使わず、文字と数字で左右に分けるとスッキリとした見やすい表が完成します。
また、データの表示位置を揃えることで入力ミスにも気づきやすくなります。

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出所:smatu.net(Googleスプレッドシートのスクリーンショット)
左…文字を右、数字を左に揃えて作成した表。右…すべて中央揃えで作成した表。




文字揃えは、グリッド線を無くした時に真価を発揮

ぼくはスッキリとした見た目が好みなので、基本グリッド線は非表示にして表を作ります。
グリッド線を使わない場合でも、このルールで位置を揃えておくと見やすさを保つことが可能です。

グリッド線を非表示にして枠線をうまく使うことで、他の人とは違った印象の資料をつくることができます。
スプレッドシートに慣れてきたら、グリッド非表示+枠線を活用するスタイルにも挑戦してみるとよいでしょう。

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出所:smatu.net(Googleスプレッドシートのスクリーンショット)
上…グリッド線を非表示にしたスプレッドシート(枠線を使って見やすくなるように工夫)、下…グリッド線を表示したままのスプレッドシート。



スプレッドシートで文字揃えの位置を変更する

スプレッドシートは、「文字データは左」「数字データは右」に自動で揃うよう開発されています
なので、意識せずとも入力したデータは適切な位置に表示されます。

「なんだ、何もしなくてもいいじゃん…」と思ったかもしれませんが、表の見出しとなるセルは別です。

数値の見出しとなるような「価格」や「税別」といったデータは文字なので、その下(または右横)に入力するデータと位置が揃いません。
ここを手動で揃えてあげることが大切です。

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出所:smatu.net(Googleスプレッドシートのスクリーンショット)
見出しとなるセルとデータの位置を揃えることが何より大事です。

スプレッドシートの上部メニューの中に、セルの配置を設定するアイコンがあります。
ここをクリックして位置を変更します。

デフォルトは「左」になっているので、アイコンをクリックして「右」を選択すると配置を右揃えにすることができます。
「左」に戻したいときや、「中央」に揃えたい時も、同じ方法で位置を変更します。

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出所:smatu.net(Googleスプレッドシートのスクリーンショット)
メニューの中のアイコンをクリックして「左」「中央」「右」を選択します。

SourceNote


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