Nozbeのテンプレートは、出張や旅行の準備にも役立ちます

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タスク管理ツールのNozbe(ノズビー)には、テンプレート機能があります。
テンプレートを作っておくと、出張や旅行の準備、仕事でのルーチンワークなど、退屈な繰り返しのタスクを効率よく処理することができます。

この記事では、Nozbeのテンプレートの使い方と、テンプレートをシェアして活用する方法について書いていきたいと思います。

Nozbeで『出張準備用のテンプレート』を作ったキッカケ

Travelling businessman making phone call

Travelling businessman making phone call/PHOTO: iStock by Getty Images

最近、出張へ行く機会が増えました。
ぼくの場合、3日前後の短期出張と、10日程度の長期出張が交互に繰り返される感じです。

期間によって持っていくモノが少々異なり、準備するたび面倒に感じていました。
さらに準備するときに疲れていると、大事なモノを忘れそうになったりもします…。
「何か良い解決策は無いかな」と考えた結果、出張の準備にもNozbeのテンプレートを使うことを思いつきました。

冒頭でも書きましたがNozbeにはテンプレート機能があり、この機能を使うと繰り返しの作業が楽になります。
「出張準備テンプレート」や「旅行準備テンプレート」を作り、チェックリスト感覚で使うと準備がはかどります。(忘れ物も無くなります)

Nozbeをすでに利用中であれば、仕事のルーチンワーク以外にも、「〇〇の準備」といったテンプレート作成し活用してみるとよいでしょう。



Nozbeでテンプレートを作成する

To Do List

To Do List sign/PHOTO: iStock by Getty Images

早速、Nozbeでテンプレートを作ってみましょう。
「Nozbeって何?」という方は、ぜひ過去記事をご参照下さい)

『Nozbe(ノズビー)』名前の由来、知っていますか!?

2017.09.13

タスク管理アプリ『Nozbe(ノズビー)』の使い方 ~Nozbeの3つのプランについて~

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タスク管理アプリ『Nozbe(ノズビー)』の使い方~まずはGTDを理解しよう~

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テンプレートを作成する手順

アプリを起動したら、画面左上にあるメニューをタップします。
10個くらい項目が表示されますが、真ん中あたりに「テンプレート」という項目があります。

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画面の左上にあるメニュー>>「テンプレート」の順でタップします。

テンプレート一覧が表示されます。
画面下部にある+(プラス)をタップして新規テンプレートを作成します。

はじめにテンプレートの名前を決めます。
例:『出張準備【短期】』のように分かりやすい名前を付けておくと良いでしょう。(後から簡単に変更できます)

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「+(プラス)」をタップして新規テンプレートを作成します。
まずはテンプレートの名前を決めます。

名前を入力すると、タスクを入力する画面が表示されます。
準備に必要な項目を、どんどん入力していきます。

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テンプレートに必要な項目(タスク)をどんどん入力します。
後から項目追加や並べ替えできるので、思い付いた順にタスクを作りましょう。

項目の入力が終わったら、左上のメニューをタップしてテンプレート一覧へ戻ります。
自動でクラウド上にテンプレートが保存されます。
以上でテンプレート作成は完了、簡単でしたね。

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メニューをタップしてテンプレート一覧に戻ります。(自動的にクラウドで同期します)
他のデバイスでも、作成したテンプレートが使えるようになります。

テンプレート の項目例(短期出張用)

あまり参考になりませんが、短期出張用に作ったテンプレートを紹介します。

スマホやパソコンの充電器といった重要なモノから、衣類(シャツ、靴下)やアメニティ類(シェーバー、コンタクトレンズ)まで、極力細かい項目に分けてタスクをつくっておくと忘れ物が少なくなります。

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作成した『出張準備【短期】のテンプレート』。

  • 【カバンに用意するモノ】
  • Mac、iPhone、iPad、AirPods、WiMAX(本体)
  • Apple Pencil(と筆記用具)
  • Suicaのチャージ
  • 読んでる本
  • NETFLIXの動画をダウンロード(オフライン再生用)
  • Spotifyのプレイリストのダウンロード(オフライン再生用)
  • dマガジンで雑誌のダウンロード(オフライン再生用)
  • 財布
  • アイマスク
  • マスク(3枚)
  • エクスプレスカード
  • 【スーツケースに用意するモノ】
  • MacBookの充電器
  • iPhone、iPadの充電器
  • Apple watchの充電器
  • WiMAXの充電器
  • 読みたい本を2~3冊(KindleでもOK)
  • シェーバー
  • シェーバーの充電器
  • コンタクトレンズ3日分
  • コンタクト保存液とケース
  • 歯間ブラシ
  • シャツ(3枚)
  • Tシャツ(4枚)
  • 下着(4枚)
  • 靴下(4枚)
  • ハンカチ(3枚)

テンプレート作成のポイント【1】

移動時間が長い人は、動画や雑誌をオフラインでも見れるよう、事前ダウンロードしておくことをおすすめします。
端末にダウンロードしておけば、再生が途絶えることも無く、大量のパケットを消費しなくてすみます。

テンプレート作成のポイント【2】

  • カバンに入れるもの
  • スーツケースに入れるもの

を分けてテンプレートに並べます。
例のように「【カバンに用意するモノ】」「【スーツケースに用意するモノ】」も、ひとつの項目として入れると見やすくなります。

あとは何回か使ってみて、上から順に準備すると効率が上がるようにタスクを並べ替えていきましょう。
テンプレートが、どんどん便利なものになります。

テンプレート作成のポイント【3】

項目が多い場合はパソコンやタブレットなど、入力しやすいデバイスでテンプレート作成します。
記事ではiPhoneのスクリーンショットを使っていますが、ぼくの場合ほとんどパソコンのNozbeでテンプレートを作っています。

Nozbeはクラウド型のツールなので、状況に応じた端末を使うように心がけています。
テンプレートはMacで作る。→出張の準備はiPhoneを片手に作業を進める。
こういった使い方が、一番早いです。

旅行準備用のテンプレートを作成する

出張ではなく、旅行の準備にもNozbeのテンプレートは活用できます。
正直あまり旅行には行かないので、旅行テンプレートの具体例は公開できそうにありません…。

旅行の場合は、周りたいスポットをタスクに追加するなどして、出張テンプレートをアレンジしてもらえるといいと思います。
「旅行ならこんなタスクを追加するといいよ〜」というアドバイス、SNSで教えていただけると嬉しいです。



Nozbeでテンプレートを利用する

New Year Goals

New Year Goals/PHOTO: iStock by Getty Images

テンプレートができたら、どんどん使いましょう。
テンプレートアイコンをタップすると一覧が表示されるので、使いたいテンプレートを選びます。

  1. 右上にあるインフォメーション>>「プロジェクトを作成する」の順でタップします
  2. プロジェクト名を入力します
  3. 「作成する」をタップするとテンプレートがプロジェクトに追加されます
  4. あとはいつものように、プロジェクトを進める感覚でタスクを処理していきましょう

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テンプレートのタブから一覧を表示して、作成したいテンプレートをタップします。


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プロジェクト名を入力して「作成」をタップすると、テンプレートからプロジェクトが作成されます。

テンプレートを編集する

テンプレートは作成後も、好きな時に編集が可能。
項目を追加したり、順番を並べ替えたり、色を付けたりすることができます。

テンプレートに項目を追加する

テンプレートは、右下にある+(プラス)マークからタスクを追加できます。
項目を増やしたい時は、元のテンプレートに追加しましょう。

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テンプレートの項目(タスク)は、+(プラス)アイコンをタップして、いつでも追加することができます。

テンプレート編集と作成済みのプロジェクトの関係

テンプレートに追加した項目は、作成済みのプロジェクトには反映されません。
少し面倒ですが、作成済みのプロジェクトには個別で項目を追加する必要があります。

テンプレートの項目を並べ替える

テンプレート内のタスクは、並べ替えることもできます。

  1. 左下の3点アイコンをタップします
  2. 項目の右にある3本線をドラッグアンドドロップします

たったこれだけで、タスクを簡単に並べ替えできます。

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テンプレートの左下の3点アイコンをタップすると編集モードになります。
タスクの右の3本線をドラッグ&ドロップして、タスクを並べ替えることができます。

テンプレートの項目を削除する

テンプレートの左下の3点アイコンをタップすると、編集モードになります。
不要な項目は、「左にあるボックスにチェック」>>「ゴミ箱のアイコンをタップ」の手順で削除できます。

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テンプレートのタスクは、「チェックを入れて」>>「ゴミ箱アイコンをタップ」の手順で削除できます。

テンプレートの名前や見た目を変更する

タスクの追加や並べ替えの他、テンプレートは

  • 名前の編集
  • アイコンの変更
  • カラーの設定

ができます。

名前の編集

インフォメーションをタップすると、テンプレートの情報が表示されます。
タイトル右にある「編集」をタップして、好きな名前に変更しましょう。

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タイトルの右にある「編集」をタップすると、テンプレート名を変更できます。

カラーの設定

インフォメーションの画面から、テンプレートの色を変えることができます。
デフォルトを含め16色から選ぶことができます。

マイルールなどを決めて、テンプレートを分類しておくとよいでしょう。
例:仕事系…緑、プライベート…ピンク、など。

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テンプレートの色を、16色から選ぶことができます。

アイコンの変更

色と同様、テンプレートのアイコンも変更可能です。
アイコンは、30種類用意されています。

テンプレートが増えてきたら、色やアイコンを活用して整理しておきましょう。

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テンプレートには沢山のアイコンが用意されています。

テンプレートを削除する

インフォメーションアイコンからは、テンプレートを削除することもできます。
不要になったテンプレートは、ゴミ箱のアイコンをタップして削除して下さい。

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テンプレートは。削除できます。
不要になったテンプレートは、インフォメーションかのゴミ箱のアイコンをタップして削除します。

テンプレートをNozbe友達に共有しよう

Sharing. The meeting at the white office table

Sharing. The meeting at the white office table/PHOTO: iStock by Getty Images

Nozbeのテンプレート機能は、大変便利です。
繰り返し行う作業は、次回以降が楽になるようにテンプレートを使いましょう。

紹介したテンプレートを使って、出張準備をするようになってからは

  • 出張の忘れ物が減った(無くなった)
  • 準備時間が以前より早くなった
  • 音楽を聴きながら…など、他の作業をしながら準備ができるようになった

と良いことばかりです。
Nozbeを使っている人、または便利なタスク管理ツールをお探しの人は、テンプレート機能を試してみるとよいでしょう。

便利なテンプレートは仲間とシェアしよう

渾身のテンプレートが完成したら、友達や同僚とテンプレートを共有しましょう。
クラウド型のツールであるNozbeは、同じタスクを他人と共有したり、協力してプロジェクトを進めることができるのも特長です。

編集と同じように、インフォメーションのメニューから簡単にテンプレートは共有できます。
(共有にはEメールアドレスが必要です)

便利なテンプレートが完成したら、どんどんシェアしましょう。
Nozbeの真価を、きっと今以上に発揮できると思います。

SourceNote



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