【Nozbeの説明書】テンプレート機能を使って毎日のタスクやルーティン業務をもれなくこなす仕事術

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ちょっとタイトルが長いなぁ…

と自分でも感じていますが、どうしてもこれ以上は短く出来ませんでしたw

この記事では、タスク管理アプリの「Nozbe(ノズビー)」を使って日々の繰り返しタスクやルーティン業務をこなす方法をご紹介しています。

ルーティン業務に利用するだけであれば、Nozbeの無料プランでも十分です。
Nozbeをお試しとして使ってたい人にもオススメです。

Nozbeが気になる人は、無料プランからはじめてみるとよいでしょう。

繰り返しのタスクやルーティン業務の処理にNozbeを使う

overworked businessman busy working in stress asking for help

筆者は4〜5年前からタスク管理にNozbeを利用しているのですが、繰り返しのタスク管理やルーティン業務の管理には使っていませんでした。

特に理由を聞かれると回答に困ってしまうのですが、Nozbeでタスクを「繰り返し」で登録しても日別でのちょっとした記録が残せなかったり、そもそもルーティン業務の管理にNozbeが向いていないと感じていたからです。

しかし、先日ふと考えついた方法が非常に使い勝手が良く、ルーティン業務の管理も自分の理想とするカタチでできているので、その方法を今回はご紹介したいと思います。



Nozbeテンプレートを使ってルーティン業務を処理する

テンプレートとタスクの作成

今回ご紹介するルーティン業務の管理・処理には、Nozbeのテンプレート機能を利用します。
まずはアプリを起動して、テンプレートのタブに切り替えてください。

+のアイコンをタップして、新規のテンプレートを作りましょう。
タイトルは何でも良いのですが「【日付】ルーティン業務」のような感じで設定しておくと良いでしょう。

これで空のテンプレートができたので、次はタスクを作成していきます。

職種や役割によってタスクは大きく異なると思いますが、ここでは毎日繰り返しで行うルーティン業務をすべて入力します。
あとからどれだけでも編集はできるので、この時点ではなるべくタスクを細かく項目に分けておくことがポイントです。

【ポイントメモ】
1)休憩もタスクもつくる
2)業務報告書記入、上司への報連相のようなタスクもつくる
3)メールチェックもツールが複数あれば分けてタスクにする
例:E-mailチェック、社内SNSチェック、稟議申請の確認…など

タスクの並べ替えと時間の設定

タスク作成が出来てしまえば、作業はほとんど完了です。
あとは、毎日の仕事の流れを想像しながらタスクの順番を並べ替えます。

Nozbeの考え方では「タスク処理の上から行なう」が基本なので、朝一のルーティン業務から順番に並べ替えしていきましょう。

並べ替えが終わったら、項目ごとに処理にかかる時間を設定します。
時間の設定はあまり考え込まず、大体の時間をサッと設定しておけばOKです。
(時間の設定は作ったタスクをタップすると表示される詳細から設定できます)

タスクの並び替えとタスクごとに時間設定が済めば、テンプレートづくりは完了です。
早速作ったテンプレートを使って、ルーティン業務を片付けていきましょう。

使ってみる、そしてカスタマイズ

テンプレートを選択して「プロジェクトを作る」をタップします。
この時、タイトルを編集することができるので日付の部分を今日の日付に変更しましょう。

日付を入力したら「作成」をタップすると、その日のルーティン業務用のプロジェクトが自動で生成されます。

あとは、ひたすらルーティン業務と戦いましょう。
この時、タスク毎にかかった時間をiPhoneなどで計測しておきます。
そしてタスクが完了したら、メモ欄に時間を記載しておいてください。

順番がしっくりこなかったり、タスクに漏れがあったり、時間が思った以上にかかる場合は、テンプレートからタスクに修正を加えます。
(自動生成したタスクを編集しても反映されません)
これでテンプレートが仕事のリアルな状況に近づき、どんどん有用なものとなります。



テンプレートを一定期間使ったらフィードバック

nozbe-rareplan

Nozbeでは、完了した過去のプロジェクト内容を参照することができるようになっています。
プロジェクトのタブをひらき「完了したプロジェクト」をタップすると、過去のプロジェクトが最近→過去の順番で表示されます。

ルーティン業務にかかる時間や、ちょっとしたメモなどを残しておけばいつでも記録を読み返すことができます。
何かのトラブルに巻き込まれたときの証拠として使えたり、タスクにかかった時間を過去と比較することで客観的に自己成長を感じることもできます。

このようにNozbeを利用してルーティン業務も管理してみてはいかがでしょうか。

Nozbeは無料プランでもプロジェクトを5つまで作ることができます。
お試しとしてもぴったりなので、一度Nozbeを使ってみてはいかがでしょうか?


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