タスク管理をNozbeではじめよう 〜Getting Things Done(GTD)とは!?〜

iPhoneやスマートフォンをビジネスに活用している人は多く、約4割の利用者は「仕事でもスマホを使用している」と回答しています。

ビジネス向きアプリといえばDropboxやEvernoteが定番としてよく紹介されていますが、今回はおすすめのタスク管理アプリ”Nozbe”をご紹介します。

参照:約4割のビジネスパーソンが仕事でスマートフォンを利用(MMD総研)

タスク管理アプリ Nozbe

ご紹介するタスク管理アプリはNozbe(以下ノズビー)です。
ノズビーは、GTDという考え方に基づいてタスク管理をしたい方には最適のTODOアプリです。

GTDとは!?
Getting Things Doneの略称です。
GTDとは個人用のワークフローの管理手法である。デビッド・アレンが同名の書籍『仕事を成し遂げる技術 ―ストレスなく生産性を発揮する方法』の中で提唱する。ハッカー文化の一つで、LifeHackの中でも代表的なものである。

※ウィキペディアより抜粋

タスク管理アプリは、OmniFocusやThingsも有名ですが、ノズビーはEvernoteやDropboxとの連携が簡単にできるのでオススメです。

GTD的仕事管理については、書籍「全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」や「できるポケット[公式ガイド] Nozbe ノズビー クリエイティブ仕事術」でわかりやすいく解説をされています。

↑の2冊はこれからタスク管理を、Nozbeで始めてようとお考えの方には大変おすすめです。
どちらか読んでみると良いでしょう。

まずは無料プランからスタートしよう!

ノズビーには無料のプランが用意されています。

まずは無料からスタートして、慣れたら有料プランにアップデートすると良いでしょう。
無料プランはプロジェクト作成数に制限があり、5つまでしか作成ることができませんが最初は5つあれば十分です。

2007年頃からスタートしているサービスで、最近では多くのデバイスに対応しています。

iOS・Androidといったスマートフォンやタブレット端末からパソコンまで、非常に幅広い環境で使用することができます。

サービスの細かい使い方については割愛し、今回はノズビーを利用するうえで大切な考え方となる“GTD(Getting Things Done、ゲッティング・シングス・ダン)”の考え方を中心にご紹介していきます。

GTDの基礎となる5つのポイント

GTDの基礎となる5つのポイントは以下のとおりです。

Todoの収集
Todoの明確化
Todoの整理
Todoの見直し
Todoの実行

では早速最初の1つから見ていきましょう。



Todoの収集

GTDでは最初のSTEPである“収集”は特に大切とされています。
ここで今、頭に抱えているすべての考えや問題を吐き出してしまうのです。

通常ののTODOリストだけでなく、アイディア、やりたいことなどを全て書き出していきます。

この際、使うツールはデジタルツールやアプリではなくノートやただの紙でも構いません。
収集の段階で、頭のなかにある全てのタスクを書き出してしまうことがポイントです。

例えば、「しばらく合ってないので家族に会いに行く」や「友だちに借りていた漫画をかえす」などどんな些細な事でも全てを収集し出し尽くしてください。
もちろん、自分の夢や目標などもすべて書き出します。
「英語を覚える」や「いつか起業する」といったこともすべて書いてしましょう。

書き出したらそのタスクは忘れ(頭から追い出し)、別のことをしていただいて構いません。

Todoの明確化

収集した項目を明確化します。

例えば「旅行に行く」というタスクは、大雑把すぎます。
もっと具体的で実行可能なステップに分解していきます。

「旅行に行く日程を決める」「行く場所を決める」「宿をとる」「休暇の申請を済ませる」…などです。
腰が重たい人は、「パソコンの前に座る」さらに分解しても構いません。

この時のポイントは、その場で(定義は2分で終わる)片付けられるタスクはその場で片付けます。

また、人に任せられる仕事や依頼可能なタスクはどんどん任せるようにします。
「旅行用のレンタカーを借りておくよう◯◯さんへ電話する」といったように依頼するタスクをつくっていきます。
(依頼のタスクはこの段階で、無理に実行する必要はありません)

この作業を行うことで何をするべきか考える時間を減らし、実行するための時間を確保できるようになっていきます。

Todoの整理

実行可能なタスクに分解が完了したら、次はタスクをカテゴリーや優先度に分けて整理していきます。
また、できればこの時点でタスクごとに締め切りを決めリマインダーをセットしておいてください。

リマインダーのセットは、グーグルカレンダー・スケジュール帳など何でも構いません。
ご自身が使いやすいツールを選択してください。

この段階でもまだタスクを実行する必要はありません、スケジュールを決めリマインダーをセットすることだけに集中してください。

Nozbeアプリを使ったり、お気に入りの手帳に予定を書き込んだりしていきましょう。
綺麗なUIのノズビーを使って、タスクを整理する作業は意外と楽しいものです。



Todoの見直し

Todoリストを見直します。

まずはタスク全体を見直(俯瞰)して、次にやるタスクを決めていきます。
ここで「TODOの明確化」が効果を発揮します。

すべてのタスクが実行可能なレベルに分解されているのです。
ここで悩むようであれば、実行可能なレベルへの分解が不十分です。
実行を悩むタスクを、再度明確化のステップに戻して分解をやり直します。

そしてこの作業は、必ず定期的(最低1週間に1回)に行なうことがポイントです。

提唱者のデビットアレン氏は、「毎週日曜日の1人でゆっくりできる時間を1時間程度」確保することを推奨されています。
各プロジェクトやタスクがどれくらい進捗しているか、この一週間で優先度の変更は無いかなどをチェックしシステムが上手く回っているかを判断します。

Todoの実行

ここまで進んだら、タスクを次々に実行していきます。

収集から見直しまでのステップが適切に行えていれば、実行は容易にできるはずです。

優先度、カテゴリ、タスクを行う相手…などが整理されており各タスクをどのタイミングでこなすべきかがすべて決まっているはずです。

やり忘れたことがある場合は収集が不十分ですし、期日を過ぎてしまうようであればスケジューリングが不十分です。
各項目を丁寧に実行し、GTDが上手く廻るように修正を加えるようにしましょう。

まとめ Nozbeをはじめよう

簡単ではありますが、以上がGTDの概要となります。

GTDのポイントはTODOを暗記しておくことを完全にシステムに移行し、人間の脳力を整理や実行に100%振り向けるための考え方です。

「何をしようかな?」や「どうすればいいかな?」と悩む時間を限りなくゼロに近づけ、実行する時間を最大限確保することができます。

GTDが気になった方は、ぜひご紹介した書籍やNozbeのWebページなどをご覧になってみてください。

1分間でわかるNozbeの動画というものも用意されています。

最後になりますが、GTDを実践するために決して高価なシステム手帳や、無理に有料のアプリ・サービス)を利用するも必要はありません。
GTDはひとつのタスク管理の考え方です。

まずは自分にあった方法でタスクの管理をスタートしてみてください。
そして、もしノズビーの機能が気に入った場合はぜひ一度利用してみてください。

最後までお読みいただき、ありがとうござました。

iOSアプリのダウンロード:Nozbe -to-do,task lists,projects and team product※iTunes移動します。

参照:Nozbe公式サイト

Nozbeの登録は以下のリンク画像から簡単におこなえます。

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